La estructura de costes de un proyecto y su utilización por los no entendidos

La contracción económica reajusta los sistemas empresariales de forma brusca y las empresas que no pueden resistir el empequeñecimiento del mercado acaban desapareciendo. Los márgenes empresariales se estrechan, desaparecen y la empresa acaba entrando en pérdidas. Miles de pequeños y medianos empresarios se encuentran impotentes porque no saben qué hacer. Lo que les ha funcionado 20 ó 30 años ahora ya no es útil y se sienten impotentes para salvar su negocio.

Pero aparte de resistir, podemos hacer otra cosa, compleja pero más eficaz, y es reorientar nuestro negocio. Es lo que hacen las más emprendedoras, tratar de innovar o acceder a nuevos mercados y sobre todo buscar las extraordinarias oportunidades que en toda crisis aparecen. Pero para reorientar nuestro negocio cuando los medios son exiguos hay que ser imaginativos y desde luego autodidactas. De lo que en periodos de holganza podíamos prescindir, ahora se convierte en un elemento de gestión empresarial vital.

En este artículo vamos a hablar con cierto detalle de algunas herramientas y conceptos de gestión económica empresarial que deben conocerse cuando nos aventuramos en un nuevo negocio y deseamos aumentar las posibilidades de éxito con una buena sistemática de gestión de costes. Son ideas convencionales que resumiremos para aplicar a la industria y a la ingeniería y lo haremos de forma práctica para que pueda ser entendidas por cualquiera sin entrar en farragosas fórmulas que a la hora de la verdad ya sólo usan las máquinas. Se trata de captar la idea de cómo podemos profundizar en el conocimiento de nuevas herramientas de gestión y de lo que realmente nos interesa a la hora de valorar o estudiar el proyecto, y evitar de esa forma divagaciones estériles.

¿Por qué debemos conocer estas herramientas?

Pues muy sencillo, ya lo hemos dicho antes. El primer problema que surge al reorientar una actividad empresarial es la gestión de los costes y los beneficios. Lo que la empresa ha ido aprendiendo a lo largo de los años, ahora debe ser asimilado en semanas o meses y ello sólo puede hacerse utilizando herramientas de gestión económica que de forma sencilla y fiable nos ayuden a traducir los nuevos conceptos de gestión empresariales a los viejos conceptos que conocemos: salarios, mercaderías, etc.

Costes y beneficios

Cualquier proyecto, ya sea simple o complejo, implica costes y beneficios. Al comienzo del proyecto se requerirán inversiones, pero tan pronto como el proyecto esté en fase de operación, aparecerán costes y beneficios, que podrán ser tangibles o intangibles. Los beneficios o costes no siempre se dan en términos monetarios pero deben convertirse en términos monetarios para propósitos de comparación. La conversión monetaria de los costes y beneficios intangibles presenta más dificultad, hablaremos en el futuro de ello, hoy nos centraremos en los activos tangibles, los que van del saco de cemento al tiempo que se tarda en realizar una operación de soldadura, los que podemos calcular, estimar o medir con un reloj.

El valor del tiempo

Los costes y beneficios no siempre ocurren simultáneamente; ocurren en diferentes momentos de tiempo durante la vida del proyecto. En la mayoría de los casos debe tenerse en cuenta el momento de la ocurrencia del valor agregado de los costes y beneficios. Podemos ver la repercusión de estos costes y beneficios si consideramos el ejemplo del promotor de un edificio. Los ítems de coste son la compra de tierra, diseño y construcción. Tan pronto como el desarrollador comienza a vender casas, los beneficios entran, pero ya que no todas las casas se venden a la vez, el promotor tendrá que soportar en cada momento el coste de las casas no vendidas. El valor monetario del tiempo a lo largo de un proyecto se considerará en forma de tipos de interés.

Rate of return (ROR)

La tasa de retorno es otro método útil para comparar las ventajas financieras de un sistema alternativo usando un diagrama de cash flow. Mediante este método calcularemos el tipo de interés que hace el valor neto presente igual a cero. Esta tasa se llama tasa de retorno (ROR). Si la tasa es mayor a la mínima que satisface al inversor o al gestor del proyecto, entonces el proyecto es aceptable. El valor mínimo se denomina Minimum aceptable Rate of Return (MARR).

La asimilación de estos conceptos ayuda a avanzar enormemente en los nuevos proyectos pues elimina incertidumbres y permite cuantificar con precisión lo que realmente a cada uno le importa, lo que va a ganar en el proyecto. Puede parecer una tontería pero muchos proyectos se bloquean porque la gente se preocupa más de lo que van a ganar los demás que de lo que van a ganar ellos mismos. ¿Cuál es tu MARR? ¿El 11 %? Pues limítate a gestionar ese 11 % y no te preocupes de lo demás, seguro que así te van bien las cosas.

Ratio beneficio-coste y métodos de payback

Otros métodos para valorar la viabilidad de un sistema o comparar varios sistemas es calcular el valor presente neto de los costes y beneficios y obtener el ratio beneficio coste (B/C).

Inflación y poder de compra

La inflación refleja el poder de compra del dinero y es otro de los conceptos que debemos saber valorar convenientemente en los proyectos ejecutados durante un tiempo determinado. Los inversores deben saber que ellos deben ganar lo suficiente en su inversión como para compensar la inflación. Por lo tanto, el MARR debe ajustarse para reflejar el tipo de inflación durante el periodo de la inversión. Y cuando hablamos de inflación, debemos extender el concepto a los cambios de cotización de las divisas, que son muy intensos fuera de las economías más estables.

Analizando la estructura financiera de una inversión

La parte más importante del análisis financiero es la construcción del diagrama de cash flow. El resto del análisis consiste en una serie de cálculos usando fórmulas matemáticas. El diagrama del cash flow es la representación pictórica de la entrada y salida de dinero como resultado de la operación del sistema.

Los valores anuales del cash flow se obtienen directamente del planteamiento del problema aplicando efectos de depreciación, ganancia o pérdida de capital, divisas, etc. Después de construir el diagrama del cash flow, los valores anuales pueden entrarse en una hoja de cálculo, y usando los comandos adecuados, el computador proporcionará (NPW, EUAW, y ROR). En Todo para facilitar el cálculo se incluyen muchas herramientas gratuitas que realizan estos cálculos fácilmente.

Depreciación, Book Value y ganancia de capital

Cuando un equipo se usa durante varios años, el coste de su adquisición se recuperará en varios años, a este proceso se denomina depreciación.

Estimación y cálculo de Lifetime Worth (LTW)

Hasta hace algunos años, el precio de compra era la única consideración cuando se tomaba una decisión en relación a la compra de un nuevo ítem. Conforme los sistemas se hacían más y más complejos, otros costes tales como los operacionales y de mantenimiento se tomaban también en consideración. La extensión natural de estas consideraciones fue la noción de vida del sistema.

Para estimar la vida del sistema, lo primero que debemos tener en consideración es el coste durante toda la vida útil, o Lifetime Cost (LTC), que es un aspecto competitivo a considerar en los proyectos.

El término LTW refleja la ganancia o pérdida asociada a la vida total del sistema, y será usado cuando entren en consideración otras cuestiones aparte del coste.

La descomposición y análisis durante la vida del proyecto en componentes es importante para estudiar los costes y beneficios durante toda la vida del sistema. Las fases en las que podemos dividir un proyecto de ingeniería son las siguientes:

• Diseño conceptual y desarrollo: Las diferentes alternativas se evalúan y se considera el uso de diferentes tecnologías.
• Diseño, ingeniería, prototipos y ensayos. En esta fase se completa la configuración total del sistema. Usualmente se realiza un prototipo o un proyecto piloto y se testea. Las modificaciones como resultado del test se incorporan al sistema. Se genera documentación de producción, operación y mantenimiento.
• Fabricación, ensayo, embalaje y reparto.
• Instalación, operación y mantenimiento.

La estimación y cálculo del LTW se realiza a partir de la representación del Cash Flow. Es importante asegurar que se consideran todas las tareas o actividades que implican costes y beneficios, y se incluyen en el diagrama de Cash Flow: Costes de adquisición, operación y mantenimiento, reparación, pérdidas de producción durante las reparaciones, etc.

Estructura de descomposición de costes y trabajo (WBS-CBS)

La descomposición de la estructura de costes se ha probado como de gran valor para demostrar el impacto de cambios de lógica comercial en las organizaciones.

La estructura de descomposición a nivel de trabajo exhibe las actividades en cada fase de la vida del sistema. Esta estructura se obtiene especificando cada actividad realizada para completar el trabajo o proyecto y luego conectándolas de forma lógica. Tenemos que obtener los recursos de detalle requeridos para completar cada actividad y el coste de recursos totales correspondientes en términos monetarios. Cuando el proyecto comienza a ejecutarse usualmente proporciona algún beneficio. La línea de tiempo completa de los costes y beneficios proporcionará el diagrama de cash flow a partir del cual el valor en el tiempo del proyecto puede ser calculado. La estructura de descomposición de los trabajos combinada y la estructura de beneficios de coste ayudará a identificar todos los costes y beneficios asociados con el desarrollo, producción y operación del sistema. CBS se usa por el fabricante para estimar el coste unitario del coste del sistema.

La estimación del valor en todo el tiempo de vida del proyecto usando el cash flow permite tomar en consideración efectos como las tasas y la depreciación. Hoy en día los farragosos cálculos de los indicadores financieros se alivian "relativamente" auxiliándonos de calculadores que nos ayudarán a calcular los indicadores financieros que nos servirán para calcular NPW, EUAW, ROR, etc.

Si disponemos de todos los costes, junto con el tiempo de ocurrencia, podremos obtener un diagrama lifetime cash flow, y calcular el NPW del sistema usando un MARR apropiado. Tenemos que recordar que estamos estimando estos costes y beneficios y su tasa de cambio en el tiempo. Al calcular el LTW de esta manera, estamos incluyendo el efecto del valor en dinero del tiempo. Otra ventaja de calcular el LTW usando el cash flow es que pueden tomarse en consideración los efectos de la depreciación y tasas.

A partir de toda la información anterior pueden desarrollarse fácilmente hojas de cálculo para calcular el LTW. La ventaja de este sistema es que podemos realizar fácilmente análisis de sensibilidad usando diferentes tipos de interés, tasas, cambios de cotización en divisas, etc. El análisis de sensibilidad nos permite comprender el riesgo que estamos asumiendo en el proyecto.

Estimaciones de costes Lifetime

Las cantidades y el tiempo de ocurrencia no siempre son conocidos, por lo que los métodos de análisis financieros para calcular los costes a lo largo de todo el tiempo de vida del proyecto no pueden ser usados. En estos casos, normalmente se usan datos históricos del mismo o similar tipo de sistema. Estas estimaciones se realizan con más facilidad para cada elemento de la estructura de descomposición del trabajo. Tres métodos se estiman para realizar estas estimaciones de costes y beneficios cuando el sistema está en operación: Estimación paramétrica, estimación comparativa y estimación de ingeniería.

Estimación paramétrica

En este método, se obtienen los datos históricos, se clasifican y tabulan como una función de uno o más atributos o parámetros del sistema. La categorización y clasificación son muy importantes en la aplicación de la estimación LTC. Parámetros como rendimiento del sistema, peso, tamaño, velocidad, exactitud, complejidad, etc., son elegidos como variables independientes. El coste de cada elemento en la vida del producto es relacionado con uno o más d elos parámetros mencionados arriba o cualquier otro parámetro apropiado. El análisis de regresión se usa para construir las relaciones entre el LTC y estos parámetros. Estas relaciones se denominan Cost Estimating Relationships o CERs.

Estimación de ingeniería

En este método, se usa la estructura de descomposición del trabajo como hoja de trabajo básico. Después de construir la WBS, los ingenieros y estimadores descompondrán cada tarea o evento en fuerza laboral, material, equipo, gastos generales, y otros elementos constituyentes. Seguidamente se usa el coste de cada tarea según las condiciones de mercado.

Aplicando los métodos anteriores, dependiendo de muchos factores, pueden conseguirse estimaciones cuyo rango de exactitud va del 60 % al 95 %

Bibliografía:

• Ardalan, A. Economic & Financial Analysis for Engineering & Project Management. Technomic Publishing Company, Inc.
• Lahikainen, T. et al. Reflecting Business Logic Change with Cost Breakdown Structure. Cost Management Center. Finland.

Palabras clave: Work and Cost Breakdown Structure (WBS-CBS), Lifetime worth estimation (LTW), Equivalent uniform annual worth (EUAW), Net Present Worth (NPW), Benefit-cost ratio (B/C)