08 marzo 2010

La planificación del Cash Flow en los proyectos de ingeniería

La liquidez o cash es el oxígeno que permite dar prosperidad y sobrevivir a un negocio y es el principal indicador de la salud de cualquier actividad empresarial. Un negocio puede sobrevivir sin ventas o beneficios durante un tiempo, pero sin liquidez morirá. Es por eso que la entrada y salida de fondos debe ser cuidadosamente planificada y gestionada. En esta época que decenas de miles de negocios cierran sus puertas en España por falta de liquidez es bueno que demos algunas pinceladas y consejos a las estrategias esenciales para evitar problemas.

Como siempre, evitaremos términos y algoritmos que sólo entienden los economistas y nos centraremos en describir las ideas esenciales que pueden proteger la integridad de tu negocio y evitar problemas en estos tiempos tumultuosos. Si bien este artículo tiene aplicación general nos centramos especialmente en los proyectos de ingeniería.

Es importante reseñar que aunque pensemos que un proyecto no tiene "problemas de liquidez", de lo que se trata realmente con la planificación del Cash Flow es optimizar la liquidez durante el proyecto. Si nos sobra liquidez podemos estar haciéndolo igualmente más, puesto que estamos financiando liquidez innecesaria y ello nos hace perder competitividad.

Cualquiera que monte un negocio o ejecute un proyecto debería desarrollar la gestión económica siguiendo los conceptos que vamos a explicar aquí.

La planificación del cashflow es una herramienta empresarial que no tiene precio si sabe usarse de forma efectiva. Recomendamos fehacientemente que todo empresario que maneje presupuestos de relativamente altos (cientos de miles de euros) se preocupe en profundidad por entender los efectos de las fluctuaciones del cash flow en los proyectos.

El dinamismo de muchos proyectos, sometidos a todo tipo de variables, sólo puede controlarse si conseguimos ajustar la actividad comercial a los pagos y cobros de forma efectiva.

Una vez que disponemos de medios (especialmente gráficos) para revisar las previsiones, los cambios en las cifras a la luz de las ventas, las compras y los costes; estaremos en condiciones de controlar de manera efectiva la rentabilidad de un proyecto. La legislación, los tipos de interés, las fluctuaciones en las divisas, los cambios en las tasas, los precios de las materias primas, etc; tendrán impacto en las previsiones de un proyecto.

Si podemos revisar (preferentemente en tiempo real) las previsiones de cashflow de un proyecto podemos conseguir los siguientes resultados:

  • Ver cuándo pueden venir los problemas y la forma de anteponernos a ellos.
  • Identificar cualquier escasez de liquidez y tomar las medidas oportunas.
  • Asegurar que tenemos siempre la suficiente liquidez como para cumplir con los compromisos financieros principales.

QUE ES LA LIQUIDEZ

La liquidez o Cashflow es la medida de tú capacidad para planificar tus facturas regularmente y es a nuestro parecer una de las estrategias más importante que deben tenerse en cuenta en las obras de ingeniería. Depende

LOS PROBLEMAS DEL OVERTRADING

Nos gusta más el término overtrading para explicar los excesos financieros que pueden cometerse al ejecutar un proyecto y que pueden dar al traste con la rentabilidad de un proyecto. ¿Peor aún? Si, más que la rentabilidad en sí el problema del overtrading es que vamos a estar "metiendo" sobrecostes a nuestros presupuestos y perderemos "competitividad".
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Se revisamos en detalle las previsiones de cashflow estaremos en condiciones de alcanzar un crecimiento firme sin overtrading. En todo momento conoceremos el inmovilizado y sabremos cuando tendremos que consolidar. Esto nos permitirá tener contentos a los empleados, clientes y suministradores.
Es importante incorporar señales de aviso en las previsiones de cash flow que nos ayuden a llevar el cash flow a niveles aceptables en caso de de existir problemas. Idealmente, debe tenerse un plan de contingencia para retener la mínima cantidad de liquidez que requiere el negocio.
. ENTRADAS Y SALIDAS DE CASH
En el ciclo de ejecución de un proyecto, tendremos más dinero entrando que saliendo. Ello nos permitirá construir un "equilibrio de liquidez" con el que podamos detectar huecos de liquidez, buscar expansión y tranquilizar a los prestamistas e inversores sobre la tranquilidad del negocio.
Debe notarse que los ingresos y gastos raramente ocurren simultáneamente, y normalmente los ingresos van detrás de los gastos. La distribución es la siguiente:
. Entradas de liquidez .
Pagos de mercancías o servicios por los clientes.
  • Recepción de préstamos bancarios.
  • Intereses de ahorros e inversiones.
  • Inversiones de accionistas.
Salidas de liquidez
  • Compra de acciones, materias primas y herramientas.
  • Salarios, alquileres y gastos de operación diarios.
  • Compra de activos fijos - PCs, maquinaria, muebles de oficina, et.
  • Repagos de préstamos.
  • Pagos de dividendos.
  • Reducción de descubiertos.

Muchas de las salidas regulares de cash, tales como salarios, repagos de préstamos y tasas, se realizan en fechas fijas.

Para mejorar las salidas de cash podamos tomar algunas de las siguientes medidas:

  • Negociar activamente con los clientes para que paguen pronto.
  • Perseguir las deudas rápidamente y firmemente.
  • Usar factoring. En caso de necesidad pueden venderse facturas a terceras partes.
  • Pedir crédito extendido a los sumnistradores.
  • Ordenar menos stock pero con más frecuencia.
  • Alquilar antes de comprar equipos.

¿CÓMO PODEMOS EMPEZAR?

De una forma bien sencilla y eficaz, tan sólo necesitamos tener una representación gráfica de la proyección del cash flow. Nosotros utilizamos la siguiente herramienta y es realmente eficaz.

Al principio confunde un poco, pero simplemente hay que cumplimentar ingresos y gastos en las celdas que no tienen fórmulas.

Descarga esta útil herramienta.

Bibliografía: The Institute of Chartered Accountans

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