Gestión de los costes del transporte

La mejora de la productividad industrial se ha convertido en la estrategia empresarial que más importancia tiene en estos tiempos de contracción económica, y para conseguir mejorar la productividad, muchas compañías deben fijarse en los costes del transporte. El transporte supone el 50 % de los costes logísticos promedio de una compañía, y los costes de transporte, como porcentaje de las ventas, se están elevando para muchas compañías. En este artículo vamos a tratar de explicar algunas estrategias efectivas que pueden ser útiles para controlar los costes del transporte.

Análisis del problema

"El cambio es lo único constante". Esta frase, comúnmente atribuida al filósofo griego Heráclito, es desde luego la que mejor caracteriza la industria del transporte. Durante los periodos de intenso crecimiento económico como el que acabamos de atravesar, la demanda de servicios del transporte se incrementa, la capacidad disponible trabaja al límite, y los precios suben. Cuando el crecimiento económico sufre una contracción brusca, la demanda de servicios de transporte disminuye, la capacidad excede la demanda, y los precios bajan. Los precios del transporte generalmente se adaptan a la ley de la oferta y la demanda.

Pero los precios base son solamente parte del coste total. Las compañías incurren en gastos y sobrecargos accesorios, que pueden representar en torno al 20 % del total del gasto. El rápido incremento de los precios de los combustibles el pasado año, por ejemplo, ha impactado negativamente en los presupuestos de transporte de muchas compañías.

Las evidencias de que nos enfrentamos a una contracción intensa de la economía, y todos los indicios apuntan a que muchos países se enfrentan a una recesión, las estrategias empresariales dirigidas a reducir los costes del transporte han cobrado mayor importancia. El transporte es un objetivo natural en periodos de contracción económica, pese a que muchos directivos aún no prestan especial atención a esta actividad porque no ven estrategias evidentes para reducir costes.

Reduciendo los costes del transporte

Sin embargo, los costes del transporte pueden reducirse sensiblemente si se planifica una estrategia correcta. En estados Unidos, por ejemplo, la compañía Pinnacle Foods, consiguió reducir en un 20% los costes de transporte aplicando estrategias de gestión. Hay un buen número de estrategias que las empresas pueden aplicar para conseguir reducir los costes de transporte, el término anglosajón aplicable a esta estrategia empresarial es "Transportation Spend Management". En un periodo de contracción de la actividad económica como en el que nos encontramos, la implementación de estrategias TSM es vital para muchas empresas.

Analizando nuestra empresa

La estrategia TSM es una disciplina relativamente reciente, que viene ganando importancia conforme los costes de los combustibles cercenan la competitividad de muchas empresas. Lo malo no es que suban los combustibles, lo realmente pernicioso es que nuestra compañía no sepa diferenciarse de la competencia en estrategias para la reducción de los costes del transporte.

Como punto de partida, cualquiera que desee implementar una estrategia TSM debe en primer lugar plantearse las siguientes cuestiones:

• ¿La negociación de nuestros costes de transporte se hace de una forma coordinada? O quizás estamos fragmentando nuestra capacidad de negociación entre departamentos, unidades de negocio o suministradores de servicios logísticos.
• ¿Se ha establecido una política de selección de transportistas, de manera que periódicamente se verifica si otros transportistas cumplen nuestras expectativas de transporte a menor coste?
• ¿Estamos usando contratistas pactados y pagando precios previamente acordados, o hay un cierto descontrol en los gastos de transporte?
• ¿Se nos factura correctamente, o estamos pagando demasiado? ¿Cuál es el coste de nuestro proceso de contratación de carga?¿Podemos actualizarlo?
• ¿Nuestros costes de transporte están alineados con el resto del mercado, o estamos pagando más o menos que otras compañías?

Estas cuestiones son simples de obtener, pero no siempre fáciles de responder, porque a muchas compañías le faltan los datos, métrica, proceso, y/o tecnología para analizar, gestionar, y controlar sus costes de transporte. Por consiguiente, el punto de partida de nuestra estrategia de control de costes de transporte en nuestra empresa debe ser obtener información detallada que permita su análisis posterior. Cualquier herramienta de cálculo sirve para este propósito, y para ello debemos plantearnos la creación de bases de datos con la información que nos permita analizar estos costes.

Tomando datos en nuestros procesos

"If you can´t measure it, you can´t manage it"

La ausencia de datos y su análisis estadístico posterior es un mal endémico de la gran mayoría de las empresas de tamaño medio y pequeño. Se trata de un problema muy serio, pese a que quizás sea la forma más fácil de mejorar la productividad de una manera sencilla:

Recaba datos de todos los procesos de tu empresa, y hazlo minuciosamente

Pero la toma de datos debe hacerse de forma ordenada y optimizando el esfuerzo invertido en ello. Para ello, debemos seleccionar aquellos factores que pueden ser de interés y definir la forma de hacer los muestreos. Siempre debe partirse de una definición de los muestreos a realizar, y esta definición debe realizarse a partir del establecimiento de objetivos que realiza el director de la empresa, y que abarca un periodo de tiempo determinado.

Si realmente queremos ser eficientes en la toma de datos, y obtener conclusiones realmente valiosas, no debemos tener miedo al uso del análisis estadístico. Su alcance se sale del objetivo de este artículo, pero si explicaremos de manera resumida como obtener datos de forma sistemática.

La secuencia de pasos a seguir puede ser la siguiente:

1. Identificar lista de posibles factores a estudiar, y rangos de niveles.
2. Seleccionar el número de factores y los niveles de factores de conformidad con los objetivos del muestreo y los recursos disponibles, y en consistencia con las respuestas usadas valorar si se cumplen los objetivos.
3. Seleccionar el número de factores y los niveles de factores de conformidad con los objetivos del experimento, el diseño experimental y los recursos disponibles, y en consistencia con las respuestas usadas valorar si se cumplen los objetivos.
4. Seleccionar número de niveles basados en objetivos experimentales y recursos disponibles.

Definiendo indicadores de rendimiento clave

Para poder medir, y luego gestionar, y conseguir reducir los costes del transporte; es realmente importante definir a priori cuales son los indicadores de rendimiento clave (KPIs) que son más convenientes para los objetivos operacionales y financieros de cada empresa.

El siguiente paso es crear una línea de referencia, un punto de comienzo para trazar el rendimiento. Algunas cuestiones básicas para responder incluyen:

• ¿Cuál es el gasto agregado de toda nuestra organización?
• ¿Cuál es el gasto y volumen por ruta?
• ¿Cuántos transportistas estamos usando?
• ¿Qué solapamiento existe (transportistas y rutas) existen en la cadena de suministros?

En compañías sin un Sistema de Gestión del Transporte (TMS), el proceso de conseguir y analizar datos históricos es usualmente muy consumidor de tiempo, especialmente si los datos se extienden por múltiples sistemas, departamentos, y partners externos, tales como los proporcionadores de servicios logísticos y firmas de pago de cargas. En muchas ocasiones, las empresas pueden descubrir que no tienen medios para construir una línea de referencia exacta porque la información de los datos colectados no es suficientemente rigurosa o exacta (gastos no desglosados suficientemente, gastos accesorios no desglosados, gastos del transporte mezclados con otros, etc).

Selección de transportistas

Otra cuestión importante es la selección de empresas de transporte que nos prestarán servicio. En principio, se valorarán las empresas que ya trabajan en red con un registro probado de rendimiento. Pero también es necesario considerar otros factores para evaluar empresas de transporte. Entre otras:

• Estabilidad financiera.
• Capacidad (equipos, conductores).
• Capacidades en la utilización de TICs.
• Cobertura aseguradora.
• Registros históricos de seguridad.

Dar información detallada a transportistas

Una guía de rutas es útil si es ejecutable. Puede mejorarse la negociación con las empresas transportistas si existe un compromiso de facilitar información completa y fiable, lo cual ayudará a mejorar la planificación y reducir costes. Es importante proporcionar a los transportistas información detallada sobre los requerimientos y las redes de transporte. Por ejemplo, proporcionar a un transportista nuestras necesidades de transporte anual es menos útil que si se facilita una distribución mensual de necesidades. Los factores que pueden comunicarse al transportista incluyen:

• Volumen mensual por ruta.
• Factores estacionales por producto, ruta, etc.
• Requerimientos de equipos detallados: temperaturas, puerta elevadora, etc.
• Requerimientos accesorios (sistemas de elevación, rastreo GPS, etc.
• Tiempo de desplazamiento previsto, objetivos de reparto en tiempo, etc.

Comparación con datos de externos

¿Pueden nuestros costes de transporte y métrica de rendimiento compararse con registros de la industria y otras compañías con redes de transporte similares?

A veces no es posible pero en otras ocasiones si es factible recabar este tipo de información. Actualmente, el software de gestión TMS permite recopilar y acceder a una información valiosa sobre suministradores y transportistas.

Automatización y puesta al día de procesos de gestión de cargas

Históricamente, muchas compañías han subcontratado auditorías de cargas y pagos a terceras partes independientes. En los últimos años, sin embargo, son muchas las compañías que realizan esta actividad con medios propios. Los vendedores de TMS están añadiendo capacidades cada vez mayores a sus soluciones, lo que permite avanzar en automatización de la gestión del sistema de transporte.

Utilización de Business Inteligence y herramientas analíticas

Business Intelligence (BI) y herramientas analíticas es un tópico en el mundo comercial de hoy en día. Sin embargo, en gestión del transporte, son ya muchos los desarrolladores de software que están invirtiendo en esta área. El procesado analítico online y las herramientas estadísticas facilitan la toma de decisiones al disponer de una información más detallada y exacta. El objetivo es detectar tendencias negativas y corregirlas antes de que acaben originando problemas de coste.

Bibliografía:

• Handbook of statistics. Vol. 22. Statistics in industry.
• Transportation Spend Management, Benchmarking, 2008. On Demand TMS, Pinnacle Foods, LeanLogistics, transportation spend management

Palabras clave: Key Performance Indicators (KPIs), Transportation Management System, Logistics Service Providers, freight payment firm, business intelligence