Los márgenes se estrechan en recesión y ello conlleva redoblar esfuerzos en algo tan vital como entender los costes empresariales y la forma de controlarlos. Para ello debemos desarrollar un procedimiento sistemático que permita ir conociendo con precisión la evolución del negocio, y de manera particular las obras en las que intervienen diversas contratas y subcontratas.
Lo cierto es que en España no hay tradición en estimar costes de forma detallada y ahora con la crisis se están notando estas carencias, las empresas pierden dinero y no saben cómo readaptarse a la nueva situación.
Los inicios son sencillos, pues no hay nada como una simple hoja Excel para empezar a tomar datos de forma sistemática. Es más el propio programa nos permite utilizar herramientas muy, muy sencillas cuyos resultados nos sorprenderán: Tablas dinámicas, fórmulas estadísticas y cálculos de regresión, con su ecuación y todo. Animamos a explorar de forma sencilla la creación de bases de datos como herramienta primaria antes de buscar procedimientos más sofisticados.
Si estimamos costes en actividades más complejas como la industria de procesos es bueno que pensemos en herramientas más avanzadas. Pero hasta eso es fácil, pues los modernos paquetes de estadística son de sencillísimo uso.
Pero también encontraremos muchas herramientas gratuitas que servirán para realizar análisis sencillos en la mayoría de las empresas. Te animamos a explorar nuestra sección “Todo para facilitar el cálculo”.
Lo más importante en todo proceso de gestión es el conveniente desarrollo de un modelo de costes que nos permita conocer con exactitud cada euro que se gasta. Con la preparación del plan de costes conseguiremos cumplir los siguientes objetivos:- Asegurar el éxito en las estimaciones de una forma efectiva y en el cumplimiento de los tiempos.
- Comprometiendo a las partes interesadas en el proceso de determinación de costes se consigue obtener una información más precisa.
- El plan de estimación debe definir la información que se requiere, desde quien y cuando.
- Un plan de estimación de costes proporciona la base de la forma de proceder en el esfuerzo de estimación.
- El volumen de documentación generada se resume en una simple línea que nos determina la economía del proyecto en forma de cash flow.
- El cash flow debe representarse cuidadosamente en una base temporal como una función de la planificación del proyecto y de esa forma conoceremos la liquidez que necesitamos en cada momento. Esta tarea debe ser supervisada por una persona con experiencia de forma que planifique cuidadosamente los pagos. Si no se supervisa adecuadamente el cash flow, o se demora su supervisión pueden originarse pérdidas críticas.
- El plan de estimación de costes nos servirá para adaptar nuestro circulante con precisión a las necesidades de pagos y no tener sorpresa con pagos más esporádicos como las primas de seguros.
Contenido del plan de ejecución del proyecto
El plan de ejecución del proyecto y su actualización incluyen informaciones críticas para planificar el desarrollo del proyecto como estrategias de contratación, tiempos extra, turnos, fuentes de trabajo, fabricación, modularización, etc. La toma de datos sistemática debe iniciarse en la empresa mediante checklists, aunque una estimación avanzada nos ayudará a identificar cada coste que pueda quedarse fuera de nuestro alcance. La información más común necesita analizar requerimientos de recursos y picos así como cualquier otra variable que pudiera afectar a los costes: climatología, paradas programadas, etc. La estimación de datos (cantidades, horas, costes) debe codificarse de forma que se considere como se prepara la estimación (incluyendo fuentes de datos relacionados), revisados, incluyendo referencias y la forma de usarse para el control de los costes. A partir de aquí se diseñaría la estructura de costes, que seria lo mas detallada posible contemplando aspectos como costes de ingeniería, desarrollo de procesos, horas de fabricación y construcción.
Bibliografia: Development of Cost Estimate Plans as Applied to EPC Projects in the Process Industries. TCM Framework: Reference 7.3 Cost Estimating and Budgeting Palabras clave: Project Execution Plan
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